Elk jaar zien we hetzelfde patroon. In december komen de aanvragen binnen van studio's die in januari willen uitbreiden, omdat de wachtlijst voor de ochtendlessen in november al vol zat. En elk jaar wordt het dan krap. Niet omdat we niet willen, maar omdat een Reformer geen pakketje is. Hij moet geleverd, gemonteerd, afgesteld en ingewerkt worden, en jouw team moet ermee leren werken voordat de eerste nieuwe leden op de Carriage liggen.
Daarom deze blog in september. Als je nu leest en nu rekent, kom je precies goed uit. In deze blog laat ik zien hoe je terugrekent vanaf januari, wat je in oktober al moet beslissen, en hoe je de rustige weken van november en december gebruikt om alles klaar te zetten. Waarom januari zo'n bijzondere maand is, hebben we eerder al uitgeschreven in waarom januari de beste en slechtste maand is voor Pilates studio's. Dit is het vervolg: wat je er nu aan doet.
Terugrekenen vanaf 2 januari
Laten we de rekensom gewoon maken. Bij producten die op voorraad zijn leveren wij binnen Nederland en België doorgaans binnen 7 tot 12 werkdagen. Dat zijn twee tot tweeënhalve week. Is een model of een kleur bekleding niet op voorraad, dan komt de productie- en transporttijd van de fabrikant erbij, en die kan in het najaar oplopen omdat elke studio in Europa op hetzelfde moment bestelt. Vraag dat dus altijd even na voordat je op een specifieke kleur gaat zitten.
Dan de montage. Een Reformer met Tower of een Cadillac zet je niet even in een uurtje in elkaar. Onze montageservice plant dat in, en in december is die agenda vol. Daarna wil je minimaal een week om zelf op de toestellen te werken, de veren op je lesniveau af te stellen en je instructeurs te laten wennen aan een model dat ze misschien nog niet kennen. En dan is het al kerstvakantie.
| Wanneer | Wat je doet | Waarom dan |
|---|---|---|
| Eerste helft oktober | Bepalen hoeveel toestellen en welk model, showroom bezoeken, offerte aanvragen | Je hebt nog tijd om te vergelijken en te onderhandelen over staffelkorting |
| Eind oktober | Bestellen, lease of financiering rond maken | Levertijd en montage passen dan nog voor de feestdagen |
| November | Levering, montage inplannen, marketing voor januari voorbereiden | Rustige maand in de studio, dus tijd om te schuiven met de indeling |
| Eerste helft december | Montage, afstellen, team inwerken, proeflessen op de nieuwe toestellen | Alles staat en draait voordat de kerstdrukte begint |
| 2 januari | Volle bezetting draaien | De nieuwe leden komen binnen op toestellen die al ingewerkt zijn |
Wat je in oktober beslist
De eerste vraag is niet welk model, maar hoeveel. Kijk naar je wachtlijst van afgelopen januari en naar de bezetting van je drukste tijdsloten nu. Als je ochtendlessen nu al vol zitten, dan zitten ze in januari overvol. Reken uit hoeveel extra plekken je per les nodig hebt en tel daar één toestel bij op als reserve. Een Reformer die twee weken stilstaat vanwege een kapotte veer kost je in januari meer omzet dan het toestel zelf.
De tweede vraag is welk model, en hier is het advies simpel: koop hetzelfde als wat je al hebt. Een groepsles met drie verschillende Reformers is een nachtmerrie voor je instructeur, want de veerkleuren, de footbar-posities en de gear-standen verschillen per merk. Heb je al Nubium of Lignum Reformers van Elina Pilates staan, breid dan uit met dezelfde lijn. Begin je vanaf nul, dan is het de moeite om even te lezen welk model bij je studio past in Nubium, Lignum of Elite: welke past bij jouw studio.
De derde vraag is hoe je het betaalt. Bij afname van twee of meer producten geldt onze staffelkorting, dus vier Reformers tegelijk bestellen is goedkoper dan twee keer twee. En je hoeft het niet in één keer af te rekenen. Leasen kan via Medilease, en in de blog leasen of kopen rekenen we voor wanneer wat slimmer is. Het belangrijkste hier is dat de leaseaanvraag ook tijd kost. Regel dat in oktober, niet in december.
Meer plekken zonder meer vloer
Niet elke studio kan er zomaar vier Reformers bij zetten. Als je vloer vol is, zijn er twee routes. De eerste is de Chair. De MVe Fitness Chair van Peak Pilates is van aluminium, heeft veertien weerstandsniveaus en kun je tot vijf hoog stapelen. Je haalt ze tevoorschijn voor een Chair-les of een circuit en zet ze daarna weer op elkaar in de hoek. Dat zijn extra betaalde plekken op vloer die je nu niet gebruikt.
De tweede route is de wand. Een Wall Unit steekt 47 centimeter van de muur af en biedt bijna het volledige Tower-repertoire. Twee of drie Wall Units langs een lege wand zijn twee of drie extra deelnemers per les, zonder dat je een Reformer hoeft te verschuiven. Meer daarover in waarom steeds meer studio's voor een Wall Unit kiezen.
Gebruik november en december voor de rest
Als de bestelling de deur uit is, komt het echte werk: zorgen dat de toestellen die je al hebt de januaridrukte overleven. Veren zijn het eerste dat slijt. Wij adviseren om ze bij intensief gebruik elke twee jaar te vervangen, en het najaar is daar het moment voor. Een set Reformer veren van Elina Pilates kost €36,30, en een veer die in januari knapt kost je een les vol boze leden. Loop meteen de rails, de wielen en de touwen na. Hoe je dat doet staat in hoe onderhoud ik mijn Pilates apparatuur.
Denk ook aan de kleine dingen die nieuwe leden nodig hebben. In januari komen er mensen binnen die nog nooit op een Reformer hebben gelegen, en die hebben grip sokken nodig. De anti-slip sokken van dPs kosten €14,95 en zijn een logisch product om bij de balie te verkopen. Hetzelfde geldt voor resistance bands voor wie thuis wil doortrainen. Kleine marge per stuk, maar in januari verkoop je er tientallen.
En de marketing. Je nieuwe toestellen zijn pas iets waard als je wachtlijst weet dat er plek is. Kondig in november aan dat je in januari uitbreidt, open de inschrijving voor de nieuwe tijdsloten in december, en laat je bestaande leden als eerste kiezen. Dan zit een deel van de nieuwe capaciteit al vol voordat de goede voornemens beginnen.
Kom in oktober langs
De beste manier om de keuze te maken is ze naast elkaar te zien. In onze showroom in Uddel, vlakbij Apeldoorn, staan zes Reformers klaar om te proberen: de Fold Reformer, de Lignum Reformer met Tower, de Nubium Reformer en de Elite Reformer van Elina Pilates, de Fit Reformer van Peak Pilates en de Talma 62 Reformer van HEGREN Pilates. Neem je instructeurs mee. Zij zijn degenen die er in januari de hele dag op staan, en zij voelen binnen vijf minuten welk toestel bij jullie manier van lesgeven past. Plan het bezoek in de eerste helft van oktober, dan heb je daarna nog twee weken om te beslissen en zit je precies op schema.
